DoneTonic como alternativa para la gestión de proyectos

Hace unos meses tuve la oportunidad de participar en el BAOS (Big Agile Open Space) que se celebró en la ciudad de Barcelona y en este, además de hacer un networking increíble, tuve la posibilidad de asistir al lanzamiento de DoneTonic una herramienta de gestión de proyectos con la que, según sus creadores, se favorece el trabajo colaborativo en entorno ágiles.

Como ya son varios los años que llevo en esto y he podido utilizar muchas herramientas de este tipo, me propuse escribir un pequeño artículo en el que se reflejen las principales ventajas y oportunidades de mejora que he podido detectar tras pegarme con DoneTonic.

Primero comentar que Donetonic es una herramienta desarrollada por una empresa Española llamada Servicetonic, que con más de 10 años de experiencia en el desarrollo de software especializado en la prestación de servicios de gestión y soporte a operaciones TI apuesta por esta nueva herramienta.

¿Cómo comenzar a utilizar DoneTonic?

Es habitual que productos de este tipo nos ofrezcan una alternativa gratuita para equipos pequeños y Donetonic no es la excepción. Actualmente ofrecen una versión limitada en funcionamiento que nos permitirá (con un plan que llaman Give me 5!) dar los primeros pasos con un equipo de hasta 5 personas.

Ya cuando queremos todos las funcionalidades debemos optar por ampliar la suscripción que nos costará unos 4€ por usuario contratando el plan anual.

Estas tarifas no están mal si las comparamos con otras herramientas como Jira, ClickUp.com o Monday.com, pero obviamente debemos analizar otros puntos y bajar al detalle de sus principales funcionalidades para que cada quien juzgue si es una herramienta válida para sus proyectos.

Darnos de alta en Donetonic

Los pasos para darnos de alta son muy fáciles, una vez seleccionado el plan sólo debemos introducir nuestro nombre completo, correo electrónico y contraseña en https://app.donetonic.com/register y esperar el mail de confirmación para acceder a la plataforma.

Del proceso de registro poco puedo decir más que me resultó muy fácil e intuitivo , pero que debemos tener en cuenta algo muy importante y es que si queremos integrar esta herramienta en nuestro ecosistema no ofrece SSO (Single Sign-On) y tendríamos que manejar otro usuario/contraseña ya que de momento no ofrece integración con LDAP o Active Directory.

Gestionando nuestro día a día con DoneTonic

Una vez registrados en la herramienta, esta nos da la bienvenido con un Panel de Control donde podemos consultar:

• Las tareas previstas para el día, las tareas vencidas y las que previsiblemente atenderemos durante la semana en curso.
• Adicionalmente nos ofrece una vista de calendario donde se destacan los principales hitos según algunos conceptos que iremos revisando más adelante.
• Y finalmente algo que me llamó la atención y me gusto mucho de este panel es que ofrece una especie de matriz de Eisenhower donde se nos propone en base a la prioridad y tiempo de culminación de una tarea que es lo más urgente e importante que debemos atender. ¡Muy top!

Conceptos claves que debemos entender

Existen varios conceptos importantes que debemos entender y que particularmente me gustaron ya que introducen conceptos ágiles y de producto, que en el caso de que seáis noveles os guiará por buen camino y en el caso de ser expertos no tendréis que hacer “apaños” con la herramienta.

Los espacios de trabajo

En el contexto de esta herramienta los espacios de trabajo son el nivel más alto de la jerarquía y se pueden unir o crear tantos como se quiera. Estos espacios se componen de uno o más proyectos que en la práctica pueden ser utilizados para gestionar el trabajo de un equipo involucrado en varios proyectos o productos. Sé que este no es el escenario ideal pero me parece bien que ofrezcan esta alternativa.

Dentro de DoneTonic los espacios de trabajo se materializan en agrupaciones de proyectos en la barra lateral tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Proyectos con Scrum o Kanban

Como dije anteriormente los espacios de trabajo pueden estar compuestos por proyectos y estos pueden ser del tipo Scrum o Kanban. Obviamente al ser una herramienta pensada para trabajar con metodología ágiles busca atender las particularidades que estas requieren.

De los proyectos con Scrum podemos destacar los siguiente:

• Utiliza el concepto Backlog como la pila de producto en la que definimos las prioridades que atenderemos.

• El concepto de Sprint como ciclos de trabajo en base al cual planificamos los incrementos de nuestro producto.
• El concepto de PBI (Product Backlog Items) que sin agregar demasiada complejidad nos permite agrupar nuestro trabajo en incrementos sin necesidad de clasificar lo que hacemos, Keep it simple.
• Las tareas como la unidad mínima de trabajo nos permiten priorizar las tareas asociadas a un PBI.
• Y finalmente el concepto de Release en la que pueden estar involucrados una o varios PBIs y podemos vincular a la release de nuestros productos digitales.

¿Dónde debemos poner el foco?

Tras utilizar la herramienta me llamaron la atención los siguientes puntos:

• Es en la versión completa que se pueden realizar acciones masivas sobre el Backlog:
  • Mover y copiar PBIs/Tareas.
  • Exportar tareas a CSV.
  • Mover PBIs de Sprint
  • Utilizar plantillas de tareas.
  • Utilizar macros para el cambio de estados, nivel de importancia y algunas otras cosas en base a desencadenadores de acciones.
• Los Sprints manejan el concepto de fecha de retrospectiva por lo que podemos calendarizar, curioso.
• Es posible personalizar los estados por los que transitan cada uno de los conceptos anteriormente mencionados (Tareas, PBIs, Releases y Sprints).
• Es posible personalizar los niveles de prioridades según tus necesidades.
  Se pueden gestionar roles y miembros de un proyecto, pero basado en una lista de acciones predefinidas. Ojo, solo se pueden definir nuevos roles si tienes el plan de pago.

• En la configuración de cada proyecto se pueden incorporar información relevante como el Definition of Ready y el Definition of Done, lo que me pareció muy útil como referencia para el equipo involucrado.
• Otra de las ventajas que pone en valor DoneTonic es la integración nativa con Servicetonic qué es la herramienta de Service Desk propiedad de la misma casa y que podéis consultar aquí (https://www.servicetonic.com/es/).
• Un punto importante que me gustó fue la base de conocimiento asociada que tiene DoneTonic (https://docs.donetonic.com/). Al ser una herramienta me resultó interesante que tienen una documentación muy buena en la que se pueden consultar tanto el uso de la herramienta como leer sobre recomendaciones metodológicas.

Conclusión

Como os he venido contando tras probar, revisar y emular el funcionamiento de proyectos modelo os podría decir que DoneTonic me deja buenas sensaciones, y aunque las funcionalidades ofrecidas (de momento) son muy básicas podría resultar útil y darnos cobertura en la mayoría de los casos. Definitivamente es una herramienta a la que haré seguimiento y que os invito a evaluar.

Recuerden que en Autentia damos soporte a la implantación corporativa de metodologías ágiles ayudando a la transformación digital de grandes organizaciones. Te invito a que te informes sobre los servicios profesionales de Autentia.